Wir alle wissen, dass es wichtig ist, bei der Arbeit organisiert zu sein, aber für viele Menschen ist es ein ständiger Kampf. Ob Sie es glauben oder nicht, organisiert zu bleiben ist nicht so entmutigend, wie es scheinen mag. Ein paar schnelle Korrekturen und einige fortlaufende Lösungen machen es einfacher, als Sie jemals gedacht haben.
Schritte
Methode 1 von 4: Verwalten Sie Ihren Raum und Ihre Zeit
Schritt 1. Überwachen Sie Ihre Aktivitäten
Verbringen Sie ein paar Tage damit, ein Tagebuch zu führen oder Ihre täglichen Aktivitäten zu protokollieren. Dies wird Ihnen helfen, genau zu sehen, was Sie tun, was Sie vielleicht nicht einmal bemerken, und es gibt einen ersten Einblick in Organisations- und Produktivitätslücken. Diese Übung sollte auch mit Blick auf Ihre großen Ziele durchgeführt werden. Durch das Aktivitätsprotokoll können Sie sehen, welche Aktivitäten Zeitverschwendung sein könnten und welche Aktivitäten Ihre Ziele tatsächlich fördern könnten.
Schritt 2. Bestimmen Sie Ihre Produktivitätszeiten
Einige von uns sind Morgenmenschen, und einige von uns erschauern bei der Vorstellung von Morgen. Vielleicht haben Sie bereits ein Gefühl dafür, zu welchen Tageszeiten Sie am produktivsten sind. Egal, ob Sie abends, morgens, mittags oder direkt vor oder nach den Stoßzeiten am Arbeitstag bevorzugen, nutzen Sie diese Zeiten, um Ihre Produktivität zu maximieren.
Schritt 3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Wir alle wissen, dass manche Aufgaben wichtiger sind als andere, aber wir priorisieren sie nicht immer entsprechend. Entwickeln Sie also ein Ranking-System, indem Sie beispielsweise wichtige Aufgaben markieren oder markieren, und seien Sie ehrlich und flexibel. Verwenden Sie Erinnerungen, entweder durch einen digitalen Kalender oder durch Haftnotizen auf Ihrem Computer oder Schreibtisch. Widmen Sie mehr Zeit und Energie den Elementen auf Ihrer Liste mit der höchsten Priorität. Beispiele hierfür sind zeitkritische Aufgaben wie Dinge, die bis zum Geschäftsende oder morgen fällig sind. Sie können auch priorisieren, auf Kunden, Vorgesetzte oder andere Personen zu reagieren, die die Rechnungen bezahlen. Und wenn Sie sich über die Sensibilität oder Bedeutung einer Aufgabe nicht sicher sind, ist es immer gut, nachzufragen.
Schritt 4. Schnelle Aufgaben sofort erledigen
Nicht alle Aufgaben müssen priorisiert und für eine zukünftige Fertigstellung geplant werden. Manche Aufgaben nehmen fast so viel Zeit in Anspruch, wie sie zu planen oder zu planen sind. Wenn das der Fall ist und Sie diese Aufgaben sofort erledigen können, tun Sie es auf jeden Fall! Schnelle Aufgaben sofort zu erledigen hilft auch, Aufschub zu vermeiden.
Schritt 5. Verwalten Sie Unordnung und Arbeitsmaterialien
Unsere Schreibtische wechseln leicht von überladenen zu Tornado-Sites, was offensichtlich die Organisation behindert. Einige Leute arbeiten sogar nach einer reinen Schreibtischrichtlinie. Dies ist zwar nicht unbedingt erforderlich, aber unternehmen Sie Schritte, um Ihren Arbeitsbereich zu leeren.
- Entrümpeln. Werfen Sie Ihren Müll in den Müll und archivieren Sie Ihre benötigten Materialien systematisch. Räumen Sie, wann immer möglich, Unordnung auf: während der Pausen im Arbeitstag, in den Pausen oder zwischendurch.
- Reinigen Sie sofort nach sich selbst. Auf diese Weise ist es in Ihrem Kopf. Außerdem vermeiden Sie die unvermeidliche Aufregung, dass aktuelles Durcheinander Teil Ihres zukünftigen Durcheinanders wird.
- Halten Sie die notwendigen Utensilien bereit. Natürlich ist nicht alles um Sie herum unordentlich. Wenn Sie die benötigten Werkzeuge zur Verfügung haben, sparen Sie Zeit und nutzen Ihren wertvollen Platz optimal.
Schritt 6. Planen Sie Aktivitäten und Termine
Manche Leute planen nur Meetings, aber keine Aktivitäten auf ihrer To-Do-Liste. Die Planung der wichtigsten Aufgaben sowie Termine kann hilfreich sein. Sie können Ihre Tage auch „stapeln“, indem Sie beispielsweise Meetings nur dienstags und donnerstags abhalten. Halten Sie auch einige Lücken in Ihrem Zeitplan, um kreative Zeit für sich selbst zu haben oder um das Unerwartete zu berücksichtigen.
- Verwenden Sie einen Organizer und einen Kalender. Dies können Stift-und-Papier-Organizer oder softwarebasierte Kalender und persönliche Assistenten-Apps wie iCalendar oder Google Now sein.
- Kategorisieren Sie Ihre Aktivitäten. Das Kategorisieren oder Farbcodieren von Aktivitäten kann Ihnen eine schnelle visuelle Erinnerung daran geben, was wo wichtig ist. Kategorien können beispielsweise Korrespondenz, Projekte, Veranstaltungen, Meetings, Brainstormings und sogar Pausen oder Trainings- und Fitnesszeiten umfassen.
- Optimieren Sie Ihre Technologie. Online-Organisatoren und E-Mail-Plattformen wie beispielsweise Outlook können Ihre To-Do-Listen, Kalender und Adressen kombinieren. Dies steigert nicht nur Ihre Effizienz, sondern hilft auch, Ihr Denken zu rationalisieren.
- Delegieren Sie, wo immer es möglich ist. Im Wahnsinn des Arbeitstages vergisst man leicht, dass man nicht alles selbst machen muss. Delegieren Sie an einen Assistenten oder, wenn Sie besonders überfordert sind, bitten Sie einen Kollegen, Ihnen eine solide Arbeit zu machen und Ihnen bei einer bestimmten Aufgabe zu helfen. Sie können sie später immer noch zurückzahlen, wenn sich die Dinge verlangsamen.
Methode 2 von 4: E-Mail systematisch angehen
Schritt 1. Überprüfen Sie E-Mails zu festgelegten Zeiten
Nicht alle von uns müssen an unseren Posteingang gefesselt sein, da viele Nachrichten nicht so zeitkritisch sind, wie wir vielleicht denken. Wenn Sie in einem Job arbeiten, der keine sofortige E-Mail-Nachverfolgung erfordert, überprüfen Sie Ihre E-Mails zu festgelegten Zeiten nur etwa drei bis vier Mal pro Tag.
Schritt 2. E-Mails ablegen
Nutzen Sie Ablageordner und Markierungen zu Ihrem Vorteil, anstatt Nachrichten in Ihrem Posteingang anhäufen zu lassen. Ordner und Unterordner in Outlook beispielsweise oder die Labels von Gmail und mehrere Posteingänge können ein Asset sein. Wenn Sie beispielsweise Journalist sind, könnten Ihre Ordner Current Stories, Future Stories, Old Stories, Interviews & Sources und Pitches & Ideas heißen.
Löschen und archivieren. Archivieren Sie wichtige, alte Korrespondenz und löschen Sie den Rest. Im obigen Beispiel ist "Old Stories" der Archivordner des Journalisten. Sobald Sie damit beginnen, alte E-Mails zu löschen, werden Sie überrascht sein, wie viele E-Mails den Papierkorb mehr wert sind als der Aktenschrank. Einige Leute schwören auch auf "Posteingang Null", was bedeutet, dass Sie keine ungelesenen E-Mails haben (oder keine E-Mails in Ihrem Posteingang, Punkt). Zusätzlich zur Verwendung von Ordnern und Labels können Sie Posteingang null erreichen, indem Sie Ihre Archivierungsfunktion verwenden, alte E-Mails während einer Ausfallzeit löschen und E-Mail-Entstörungs-Apps verwenden
Schritt 3. Setzen Sie andere Kommunikationsformen ein, wenn diese effizienter sind
Manchmal kann ein kurzer Anruf die Arbeit von 10 hin- und hergehenden E-Mails erledigen. Wenn ja, rufen Sie an! Wenn Sie wissen, dass ein E-Mail-Austausch eine Diskussion wert ist oder ein beträchtliches Hin und Her erfordert, ist es manchmal besser, einen Anruf zu tätigen. Am Telefon erfahren Sie oft mehr Details, während Sie und der Gesprächspartner lange und zeitaufwändige E-Mails vermeiden. Sie könnten sogar einem Kollegen eine E-Mail schicken und sagen: „Ich habe viele Fragen dazu an Sie. Vielleicht wäre ein Anruf einfacher. Kann ich Sie in 5 anrufen?“
Schritt 4. Unterbrechungen begrenzen
Während strategische Pausen hilfreich sind, sind Unterbrechungen während der Arbeitszeit nicht hilfreich. Unterbrechungen können Sie verlangsamen, Ihren Arbeitsrhythmus durcheinander bringen und Sie aus den Gedanken verlieren lassen. Versuchen Sie also, Abwesenheitsnachrichten und Voicemail zu verwenden, wenn Sie wissen, dass Sie zu beschäftigt sind. Diese Tools sind nicht nur für den Fall, dass Sie nicht physisch im Büro sind; Sie können verwendet werden, wenn Sie einfach zu überschwemmt sind. Viele Menschen haben auch eine „Politik der offenen Tür“, aber Sie müssen Ihre Tür nicht immer offen halten. Sie können sogar einen freundlichen Zettel an der Tür hinterlassen, in dem es heißt: „Telefonkonferenz läuft“oder „Besetzt“. Kommen Sie später zurück oder senden Sie bitte eine E-Mail.“
Schritt 5. Nutzen Sie die Cloud
Cloud Computing ist eine Überlegung wert, da es billiger, skalierbarer, effizienter und einfacher zu aktualisieren sein kann. Inhalte, die in der Cloud verfügbar sind, sind besonders nützlich, da Sie über Ihre Geräte darauf zugreifen können: Computer, Tablets, Smartphones usw. Cloud-Speicher dient auch als nützliche primäre oder sekundäre Form der digitalen Sicherung. Erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Manager oder Softwareanbieter, da Sie möglicherweise bereits über einen bestimmten freien Speicherplatz in der Cloud oder gegen eine geringe Jahresgebühr verfügen.
Schritt 6. Verwenden Sie Lesezeichen online
Die gängigen Browser verfügen alle über Lesezeichenfunktionen, mit denen Sie Ihre bevorzugten oder am häufigsten besuchten Webadressen für einen schnellen und einfachen Zugriff speichern und organisieren können. Nutzen Sie sie, damit Sie wichtige Websites nicht vergessen, um nach Neuigkeiten oder Branchenupdates zu suchen.
Methode 3 von 4: Zeit zu Ihrem Vorteil nutzen
Schritt 1. Vermeiden Sie Multitasking
Darin scheinen sich alle Experten einig zu sein. Auch wenn es im Fernsehen schnell klingen oder cool aussehen mag, ist Multitasking nicht effizient und kann die Effektivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Widme stattdessen deine volle Aufmerksamkeit einer Aufgabe nach der anderen, erledige sie und gehe zum nächsten Punkt auf deiner Liste über.
Schritt 2. Erstellen Sie einen Zeitplan oder Zeitplan für sich
Zum Glück müssen die meisten Jobs nicht alles in Ihrem Tag auf die Minute genau planen. Wenn Sie jedoch einen grundlegenden Zeitplan für die Höhepunkte und die wichtigsten Aufgaben und Ereignisse Ihres Tages einhalten, können Sie bei der Arbeit bleiben.
- Legen Sie Zeitlimits für bestimmte Aktivitäten fest. Einige Aufgaben erfordern keine festgelegten Zeitlimits, andere sollten jedoch Zeitparameter haben, um Ihre Produktivität zu steigern. Denken Sie an Aufgaben im Laufe Ihres Tages, die tendenziell mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen, und begrenzen Sie sie für die Zukunft.
- Planen Sie zusätzliche Zeit für andere Aktivitäten ein. Einige Aufgaben nehmen, wie Sie aus Erfahrung gelernt haben, normalerweise mehr Zeit in Anspruch als erwartet, aber das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache. Planen Sie für diese Art von Aktivitäten und beispielsweise für besonders wichtige Veranstaltungen und Meetings zusätzliche Zeit davor und danach ein.
Schritt 3. Verwenden Sie eine Timer-App, eine Stoppuhr oder einen Wecker
Diese können wirksame Werkzeuge sein, wenn sie sparsam verwendet werden. Manche Leute stellen ihre Wecker gerne 10, 15 oder 30 Minuten im Voraus, um ihnen eine Vorwarnung oder Pufferzeit vor einer Aktivität zu geben. Sie können auch Erinnerungswarnungen einrichten.
Schritt 4. Vermeiden Sie das Verschieben von Aktivitäten
Fragen Sie sich, ob eine Verschiebung unbedingt notwendig ist oder ob dieser Drang nur ein Beispiel für Aufschub ist. Wenn Sie Letzteres spüren, verschieben Sie die Leistung nicht auf! In Fällen, in denen es jedoch unvermeidlich ist, eine Aktivität ganz oder teilweise zu verschieben, notieren Sie sich, wo Sie aufgehört haben, und planen Sie mit konkreten Plänen neu. Alternativ können Sie einen Notfallplan erstellen. Wenn Sie beispielsweise ein persönliches Meeting absagen müssen, können Sie stattdessen vielleicht eine Telefonkonferenz oder eine Webkonferenz abhalten.
Methode 4 von 4: Körperlich und geistig gesund bleiben
Schritt 1. Machen Sie Pausen
Geistige Ausfallzeiten sind wichtig für unsere Produktivität und gesund für den Geist. Wir sind manchmal so in unsere Arbeit verstrickt, dass wir nicht aufhören, um dringend benötigte Pausen einzulegen. Pausen geben uns die nötige Ruhe, die unsere Produktivität verbessert, aber es gibt uns auch die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten und zu fragen, ob das, was wir getan haben, die effizienteste Nutzung unserer Zeit ist oder nicht.
Schritt 2. Besser schlafen
Ohne ausreichenden Schlaf fühlen Sie sich am nächsten Tag möglicherweise angeschlagen, müde oder lethargisch, was Ihrem Zeitplan und Ihrer Effizienz bei der Arbeit schaden kann. Zielen Sie auf sieben bis acht Stunden ununterbrochenen Schlaf pro Nacht.
Schritt 3. Vergleichen Sie sich nicht mit Kollegen
Die meisten Jobs unserer Kollegen unterscheiden sich von unseren eigenen, und jeder hat andere Organisationsmethoden, die für ihn funktionieren. Eine Methode, die für einen Kollegen sinnvoll und effizient ist, ist für Sie möglicherweise nicht die beste und umgekehrt.
Schritt 4. Akzeptieren Sie, dass die Organisation ein fortlaufender Prozess ist
Erwarte nicht, perfekt zu sein. Die Organisation ist im Gange und erfordert ständige Aufmerksamkeit. Sie werden nicht jeden Tag optimal organisiert sein, aber ein wenig Organisation trägt viel zur Steigerung Ihrer Effizienz bei.
