Wenn dich jemand enttäuscht oder dir etwas Enttäuschendes widerfährt, ist es völlig normal, verärgert, frustriert oder geradezu wütend zu sein. Aber oft ist die beste Antwort, ruhig und gefasst zu sein, damit Sie Ihre Bedenken und Enttäuschungen professionell äußern können. Sich professionell auszudrücken ist nicht schwer, wenn Sie einen kühlen Kopf bewahren und die Fassung bewahren. Egal, ob Sie Ihre Frustration per E-Mail, Brief oder persönlich kommunizieren möchten, es geht nur darum, die richtige Sprache zu verwenden und sich richtig zu verhalten.
Schritte
Methode 1 von 3: Senden einer professionellen E-Mail
Schritt 1. Verwenden Sie E-Mails, um Ihre Enttäuschung über ein arbeitsbezogenes Problem auszudrücken
Wenn Sie von einem Kollegen oder Manager enttäuscht sind, ist eine E-Mail eine großartige Möglichkeit, Ihre Enttäuschung auszudrücken und gleichzeitig eine digitale Aufzeichnung für den Fall zu führen, dass zukünftige Probleme auftreten. Sie können auch eine E-Mail senden, wenn Sie eine potenzielle Stellenausschreibung abgelehnt haben.
- Eine E-Mail ist auch eine gute Möglichkeit, Ihrem Chef Ihre Enttäuschung mitzuteilen, wenn er einen Antrag auf Urlaub oder eine von Ihnen vorgeschlagene Idee abgelehnt hat.
- Auch wenn es Ihre Gefühle verletzen kann, ist es immer eine gute Idee, eine Folge-E-Mail zu senden, nachdem Sie für einen Job abgelehnt wurden.
Schritt 2. Schreiben Sie eine kurze und direkte Betreffzeile, wenn Sie eine Original-E-Mail verfassen
Seien Sie prägnant und geben Sie in der Betreffzeile deutlich an, worum es in der E-Mail geht. Vermeiden Sie lange Sätze oder unhöfliche Ausdrücke, um Ihre E-Mail professioneller erscheinen zu lassen, damit der Empfänger sie ernster nimmt. Wählen Sie einen Betreff, der nicht länger als 5 Wörter ist, und geben Sie ihn in die Betreffzeile der E-Mail ein.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Kollegen wegen einer verpassten Frist schreiben, können Sie eine Betreffzeile einfügen, die wie folgt aussieht: „Verpasste Lieferfrist“
Notiz:
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, z. B. eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass Sie für eine potenzielle Stelle abgelehnt wurden, antworten Sie auf die ursprüngliche E-Mail, anstatt eine neue zu verfassen, damit Sie eine organisierte Aufzeichnung Ihrer Korrespondenz haben.
Schritt 3. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Begrüßung, um den Ton anzugeben
Öffnen Sie Ihre E-Mail mit einer formellen Begrüßung, damit von Anfang an klar ist, dass Ihre E-Mail professionell ist. Wählen Sie eine Begrüßung, die zu Ihrer Beziehung zu der Person passt. Wenn Sie beispielsweise einen Vornamen mit einem Vorgesetzten namens Matthew Smith haben, könnten Sie Ihre E-Mail mit "Lieber Matt" beginnen.
- Wenn Sie eine sehr offene und lockere Beziehung zum Empfänger haben, könnten Sie etwas sagen wie: ‚Hey Matt‘.
- Wenn Sie eine E-Mail an jemanden schreiben, den Sie noch nie kennengelernt haben, beginnen Sie mit ‚An wen es betrifft‘.
- Sagen Sie bei Gruppen-E-Mails mit mehreren Empfängern, die Sie adressieren möchten, einfach „Alle“.
Schritt 4. Fügen Sie eine kurze Höflichkeit hinzu, um die E-Mail freundlich zu halten
Nachdem Sie den Empfänger begrüßt haben, machen Sie die erste Zeile Ihrer E-Mail zu einer kurzen Beiseite oder einem angenehmen Austausch, der zeigt, dass Sie freundlich, aber professionell sind. Halten Sie sich kurz und gehen Sie nicht über 2 oder 3 Zeilen Smalltalk hinweg, bevor Sie zum Kern Ihrer E-Mail kommen.
- Beginnen Sie mit etwas wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“oder „Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut“.
- Wenn Ihre Beziehung zu der Person locker ist, können Sie ein persönliches Detail erwähnen wie: "Ich hoffe, Sie hatten eine tolle Zeit beim Konzert letztes Wochenende."
Schritt 5. Formulieren Sie Ihre Enttäuschung deutlich im Text der E-Mail
Sobald Sie mit einer Begrüßung und einer kurzen Höflichkeit die Bühne für Ihre E-Mail vorbereitet haben, können Sie Ihre Enttäuschung zum Ausdruck bringen. Sagen Sie ihnen klar, wie Sie sich fühlen, aber halten Sie Ihre Sprache förmlich und vermeiden Sie Sarkasmus, Drohungen oder Obszönitäten, damit Sie so professionell wie möglich erscheinen. Listen Sie alle Ihre Beschwerden auf und halten Sie den Text Ihrer E-Mail nach Möglichkeit auf einen Absatz, damit sich die E-Mail auf das jeweilige Thema konzentriert.
- Wenn Sie beispielsweise wegen einer möglichen Stelle abgelehnt wurden, könnten Sie etwas sagen wie: „Es tut mir leid zu hören, dass Sie sich entschieden haben, eine andere Richtung einzuschlagen. Ich habe mich auf die Gelegenheit gefreut und bin daher enttäuscht von der Entscheidung, jemand anderen einzustellen.“
- Wenn Sie einem Kollegen oder Mitarbeiter schreiben, um Ihre Enttäuschung auszudrücken, könnten Sie etwas sagen wie: „Mir ist aufgefallen, dass bestimmte Richtlinien und Verfahren nicht ordnungsgemäß befolgt wurden. Die Richtlinien existieren aus einem bestimmten Grund, daher ist es enttäuschend zu erfahren, dass sie ignoriert wurden.“
Schritt 6. Halten Sie Ihre Sprache und Ihren Ton während der gesamten E-Mail respektvoll
Verwenden Sie eine formelle und respektvolle Sprache, um Ihre Enttäuschung deutlich zu machen, ohne dem Empfänger das Gefühl zu geben, dass Sie ihn persönlich angreifen. Stellen Sie sich vor, wie das Geschriebene wahrgenommen würde, wenn es von jemand anderem gelesen würde oder an die Öffentlichkeit ging, und gestalten Sie Ihr Schreiben so, dass es eine professionelle Darstellung Ihrer selbst ist.
- Wenn Sie einem Mitarbeiter oder Manager eine E-Mail senden, ist es möglich, dass Ihre E-Mail an andere Personen weitergegeben wird. Daher ist es wichtig, dass Sie respektvoll und professionell schreiben.
- Anstatt zum Beispiel etwas zu sagen wie: „Ich verstehe nicht, was Ihr Problem ist und warum Sie sich weigern, dem Verfahren zu folgen“, sagen Sie etwas wie: „Wie wir bereits besprochen haben, sind die Verfahren so konzipiert, dass alle auf dem gleichen Stand sind Seite, also sollten sie von allen befolgt werden.“
Schritt 7. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer positiven Note und einem Aufruf zum Handeln
Schließen Sie Ihre E-Mail mit umsetzbaren Informationen ab, z. B. zum Einrichten einer Besprechung oder zum Einladen des Empfängers, zu Ihnen zu kommen, wenn er Fragen hat. Fügen Sie auch ein paar positive Anmerkungen hinzu. Erwähnen Sie Dinge, über die Sie sich freuen, oder loben Sie die Person für etwas, das sie gut gemacht hat, damit sie das Gefühl hat, dass Sie sie nicht nur beschimpfen, sondern ihr Bestes im Sinn haben.
- Sie könnten zum Beispiel zu Ihrem Interviewer sagen: „Aber ich bin dankbar für die Gelegenheit, mit Ihrem Unternehmen zu interviewen. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn sich in Zukunft etwas öffnet!“
- Wenn Sie einem Angestellten oder Kollegen schreiben, versuchen Sie etwas wie: „Ich weiß, dass Sie wirklich hart daran gearbeitet haben, ich wollte Sie nur auf die Probleme aufmerksam machen, die ich habe, damit Sie ein Auge darauf haben können für alle zukünftigen potenziellen Probleme.“
Schritt 8. Lesen Sie die E-Mail laut vor, bevor Sie sie senden, um zu hören, wie sie sich anhört
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre gesamte E-Mail laut vorzulesen, damit Sie den Ton Ihres Schreibens hören und auf Rechtschreib- oder Grammatikfehler korrigieren können. Wenn Sie Tippfehler, Rechtschreibfehler oder ungeschickte Sprache finden, korrigieren Sie sie! Wenn Ihr Ton zu weich oder zu hart ist, passen Sie die Sprache so an, dass sie professionell, aber fest ist. Wenn Sie damit zufrieden sind, senden Sie es an die Person, für die es bestimmt ist.
- Sie können Ihre E-Mail auch von einem Freund oder Kollegen durchlesen lassen, bevor Sie sie senden, um sicherzustellen, dass sie in Ordnung klingt.
- Rechtschreibfehler oder fehlende Wörter können die Wirkung Ihrer E-Mail wirklich beeinträchtigen. Nehmen Sie sich also Zeit, um Ihren Text Korrektur zu lesen.
Methode 2 von 3: Einen formellen Beschwerdebrief schreiben
Schritt 1. Senden Sie einen Brief an ein Unternehmen oder wenn Sie keine Antwort erhalten haben
Wenn Sie von einem Produkt oder dem Verhalten eines Unternehmens enttäuscht sind, ist das Schreiben eines formellen Schreibens mit detaillierten Angaben zu Ihrer Beschwerde die professionellste Art, mit ihnen zu kommunizieren. Wenn Sie auf andere Weise nicht mit jemandem in Kontakt treten konnten, verwenden Sie als letzten Ausweg ein formelles Schreiben, um Ihre Enttäuschung auszudrücken und Ihre Probleme zu beschreiben.
Sie können auch einen Brief als letzten Versuch verwenden, um zu beweisen, dass Sie versucht haben, jemanden zu kontaktieren, um Ihr Problem mit ihm zu besprechen
Schritt 2. Formulieren Sie Ihr Problem im ersten Satz klar
Was auch immer Sie enttäuscht sind, machen Sie es sofort klar, indem Sie es in den allerersten Satz Ihres Briefes einfügen. Seien Sie direkt und prägnant und formulieren Sie Ihr Problem oder Ihre Beschwerde klar und professionell, um den Ton für Ihren gesamten Brief vorzugeben.
- Wenn Sie beispielsweise an ein Unternehmen schreiben, um sich über eine Richtlinie zu beschweren, die Sie betrifft, können Sie mit „Ich schreibe, um meine Frustration und Enttäuschung über die Rückgaberichtlinie Ihres Unternehmens auszudrücken“beginnen.
- Wenn Sie einen Brief an eine Person schreiben, die Sie nicht erreichen können, beginnen Sie mit etwas wie: „Ich schreibe diesen Brief, weil Sie meine Fragen zu meiner Kaution nicht beantwortet haben, nachdem Sie sie nicht erreichen konnten Sie per Telefon oder E-Mail."
Schritt 3. Verwenden Sie den Text Ihres Schreibens, um Details und Informationen zu Ihrem Problem hinzuzufügen
Nachdem Sie Ihre Enttäuschung und Ihr Problem geäußert haben, verwenden Sie den Rest Ihres Briefes, um spezifische Details und Informationen hinzuzufügen, um Ihren Brief zu erweitern und Ihre Frustration zu erklären. Erwähnen Sie alle Schritte, die Sie zur Lösung Ihres Problems unternommen haben, sowie Ihre Bemühungen, sich an sie zu wenden, um Hilfe zu erhalten.
Spitze:
Wenn Sie versucht haben, sich an sie zu wenden oder sie versprochen haben, Ihre Bedenken auszuräumen, geben Sie die Daten an, an denen Sie versucht haben, sie zu kontaktieren oder sie sich verpflichtet haben, das Problem zu beheben.
Schritt 4. Vermeiden Sie wütende, sarkastische oder bedrohliche Formulierungen in Ihrem Brief
Halten Sie während Ihres gesamten Briefes Ihre Sprache und Ihren Ton formell und professionell. Verwenden Sie niemals Obszönitäten oder Drohungen und vermeiden Sie Sarkasmus, damit Ihr Schreiben so professionell wie möglich erscheint.
- Wenn Sie jemals Ihren Brief für ein Gerichtsverfahren vorlegen müssen, möchten Sie so professionell wie möglich aussehen.
- Wenn Sie fluchen oder gewalttätige Sprache verwenden, erscheinen Sie aggressiv und unprofessionell.
Schritt 5. Fügen Sie Kopien aller für Ihre Beschwerde relevanten Dokumente bei
Wenn Sie Bilder, Verträge oder andere Dokumente haben, die Ihre Ansprüche belegen oder belegen, machen Sie eine Kopie davon und fügen Sie sie Ihrem Schreiben bei. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Schreiben darauf verweisen, um Ihren Behauptungen noch mehr Gültigkeit zu verleihen.
In Ihrem Brief könnten Sie zum Beispiel sagen: „Ich habe Bilder von dem fertigen Produkt beigefügt, das, wie Sie sehen, alles andere als zufriedenstellend ist.“
Schritt 6. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen nach Ihrem Abschluss hinzu
Beenden Sie Ihren Brief mit einem Absatz, der Ihre wichtigsten Bedenken und die Maßnahmen zusammenfasst, die Sie ergreifen möchten, um sie zu lösen. Wenn Sie möchten, dass sich die Person oder das Unternehmen mit Ihnen in Verbindung setzt, um das Problem zu beheben oder die Angelegenheit weiter zu besprechen, geben Sie unten Ihre Kontaktdaten an.
- Unterschreiben Sie den Brief mit einem formellen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“oder „Hochachtungsvoll“, gefolgt von Ihrem Namen.
- Geben Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, die sie verwenden sollen, um Sie zu erreichen.
Schritt 7. Senden Sie den Brief per Einschreiben, damit er unterschrieben werden muss
Verwenden Sie eingeschriebene Post oder eine Briefzustellungsoption, bei der der Empfänger dafür unterschreiben muss, damit Sie einen Nachweis über den Erhalt haben. Bewahren Sie die Quittung für den Fall auf, dass Sie jemals beweisen müssen, dass Sie einen Brief geschrieben haben oder ihn für ein Gerichtsverfahren vorlegen müssen.
Methode 3 von 3: Professionell mit jemandem sprechen
Schritt 1. Sprechen Sie direkt mit jemandem, wenn Sie es nicht in der Akte haben möchten
Wenn Sie es vorziehen, Ihre Enttäuschung ohne Papierspur auszudrücken oder sich keine Sorgen zu machen, dass Ihr Gespräch später überprüft wird, ist ein persönliches Gespräch der richtige Weg. Darüber hinaus können Sie durch ein direktes Gespräch mit jemandem deren Reaktionen abschätzen und eine persönlichere Note hinzufügen.
- Es kann auch oft viel schneller gehen, einfach mit jemandem zu sprechen, von dem Sie enttäuscht sind.
- Wenn Sie mit jemandem sprechen, können Sie Ihre eigene Körpersprache und Ihren eigenen Tonfall verwenden, um Ihre Frustration oder Enttäuschung wirklich zu vermitteln.
Schritt 2. Bitten Sie die Person, sich privat mit Ihnen zu treffen, um das Problem zu besprechen
Sprechen Sie mit der Person abseits von anderen Personen, damit Sie sich frei ausdrücken können, ohne sie möglicherweise in Verlegenheit zu bringen. Planen Sie ein Meeting oder bitten Sie sie, Sie an einem Ort wie einem Konferenzraum, Büro oder sogar einem Café zu treffen, damit es professioneller wird.
- Rufen Sie sie an oder senden Sie ihnen eine E-Mail, um sie zu fragen, welche Zeit und welcher Ort für sie am besten geeignet ist.
- Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie Ihre Enttäuschung nicht privat äußern können, versuchen Sie, so professionell wie möglich zu bleiben und Ihre Fassung im Zaum zu halten.
Spitze:
Wenn Sie sofort mit ihnen sprechen müssen, sagen Sie ihnen etwas wie: „Haben Sie einen kurzen Moment? Ich muss mit dir reden."
Schritt 3. Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie sich bei ihnen bedanken und fragen, wie es ihnen geht
Bevor Sie beginnen, Ihre Enttäuschung auszudrücken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um der Person dafür zu danken, dass sie sich die Zeit genommen hat, sich mit Ihnen zu treffen und ihre Stimmung einzuschätzen. Fragen Sie sie, wie es ihnen geht und ob sie bereit sind, mit Ihnen über das Problem zu sprechen. Wenn sie wütend oder aufgeregt wirken, versuchen Sie, sie zu beruhigen oder warten Sie, bis Sie später mit ihnen sprechen. Wenn sie in Ordnung zu sein scheinen, dann fahren Sie fort und beginnen Sie, Ihr Problem oder Problem zu besprechen.
- Wenn Sie mit dem richtigen Fuß beginnen, wird das Gespräch reibungslos und professionell verlaufen.
- Du könntest zum Beispiel damit beginnen, etwas zu sagen wie: „Vielen Dank für deine Zeit. Ich werde nicht lange brauchen, ich muss nur wirklich etwas mit Ihnen besprechen.“
Schritt 4. Formulieren Sie Ihre Beschwerde klar und direkt
Sagen Sie der Person, warum Sie enttäuscht sind, indem Sie eine spezifische und emotionslose Sprache verwenden. Seien Sie direkt und objektiv und listen Sie alle Gründe auf, warum Sie unzufrieden sind, aber vermeiden Sie es, sie mit einer Liste von Fehlverhalten zu beschimpfen. Verwenden Sie eine ruhige, professionelle Sprache, um Ihre Gefühle auszudrücken, und vermeiden Sie es, Ihre Stimme zu erheben oder Obszönitäten zu verwenden.
- Schreien und Fluchen lassen dich nur aggressiv und unprofessionell erscheinen.
- Sagen Sie ihnen zum Beispiel, wie Sie sich fühlen, ohne übermäßig emotional zu werden. Du könntest etwas sagen wie: „Wenn du so etwas tust, habe ich wirklich das Gefühl, dass es dir egal ist, wie es mich beeinflusst, und um ehrlich zu sein, es ist verletzend und enttäuschend.
Schritt 5. Fragen Sie sie, ob sie Fragen haben, bevor Sie Ihr Meeting beenden
Wenn du deine Enttäuschung ausgedrückt und deine Argumentation erklärt hast, gib der Person Gelegenheit zu reden. Fragen Sie sie, wenn sie Fragen an Sie haben oder wenn ihnen etwas unklar ist, was Sie ihnen gesagt haben, damit es nicht zu Verwirrung kommt. Bedanken Sie sich dann noch einmal für das Treffen mit Ihnen, bevor Sie das Gespräch beenden.
Bieten Sie nach Möglichkeit Lösungen oder Verbesserungen für die Zukunft an
Tipps
- Geben Sie niemals eine E-Mail ein, schreiben Sie einen Brief oder führen Sie eine Unterhaltung, während Sie wütend sind. Nehmen Sie ein paar Atemzüge, um sich zu beruhigen, bevor Sie beginnen, damit Sie einen klaren Kopf haben.
- Vermeiden Sie ein Gespräch mit jemandem vor anderen Personen. Warten Sie, bis sie verfügbar sind, um zu sprechen und sich privat mit ihnen zu treffen.
