Persönliche Dateien können leicht und schnell unorganisiert werden. Je unorganisierter Ihre Dateien werden, desto schwieriger wird es, sie in Zukunft wiederzufinden. Damit Ihre persönlichen Dateien leichter gefunden und abgelegt werden können, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen und sie richtig organisieren. Das genaue System, das Sie verwenden, liegt bei Ihnen. Es gibt jedoch einige grundlegende Methoden zur Organisation persönlicher Dateien, mit denen Sie Ihre Dateien in Ordnung bringen können.
Schritte
Teil 1 von 4: Anwendung der grundlegenden Organisationsmethoden
Schritt 1. Halten Sie es einfach
Der Sinn beim Erstellen eines Ablagesystems besteht darin, sich die Dinge zu erleichtern. Sie sollten vermeiden, dass Ihr System zu kompliziert oder verwirrend wird. Wenn Sie Ihr System so einfach wie möglich halten, können Sie alle Dokumente, mit denen Sie möglicherweise arbeiten müssen, problemlos ablegen oder abrufen.
- Legen Sie nur das ab, was Sie brauchen. Wenn Sie zu viel speichern, kann Ihr System unübersichtlich und schwer zu bedienen sein.
- Vermeiden Sie unnötige Komplexität in Ihrem Dateisystem.
- Werfen Sie Dateien weg, von denen Sie sicher sind, dass Sie sie nicht mehr benötigen.
Schritt 2. Verwenden Sie die richtige Tiefe in Ihrem System
Es mag verlockend sein, viele verschiedene Kategorien und Unterkategorien zu erstellen, in die Ihre Dateien passen. Es ist jedoch eine gute Idee, nur allgemeine Kategorien zu erstellen und nur so viele zu verwenden, wie Sie unbedingt benötigen. Das Erstellen von zu vielen Kategorien kann zu einem unübersichtlichen und ineffizienten Ablagesystem führen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige organisatorische Tiefe in Ihrem System schaffen, damit es reibungslos funktioniert.
- Vermeiden Sie es, zu detaillierte Unterkategorien für Ihr System zu erstellen. Zum Beispiel wäre „Quittungen, Essen, Brot“viel zu detailliert, um nützlich zu sein.
- Einfach eine Kategorie für monatliche oder wöchentliche Belege zu haben, könnte für Ihr Ablagesystem besser geeignet sein.
- Einen Abschnitt für Kunden zu haben und sie dann in alphabetischer Reihenfolge anzuordnen, ist ein Beispiel für eine effektive Tiefe.
Schritt 3. Machen Sie Ihre Dateien leicht zu finden
Ihr Ablagesystem wird stark von offensichtlichen visuellen Hinweisen profitieren, die Sie genau wissen lassen, wo etwas gespeichert ist. Wenn Sie die Abschnitte Ihres Dateisystems offensichtlich machen, können Sie ein Element schnell finden oder eins weglegen. Beachten Sie einige dieser Tipps, wenn Sie Ihre Dateien hervorheben:
- Verwenden Sie farbige Ordner, um bestimmte Kategorien oder Abschnitte anzuzeigen.
- Versuchen Sie, eine praktische Liste der Farben und der Kategorien zu führen, die Sie ihnen zugewiesen haben.
- Verwenden Sie einen Etikettendrucker, um Ihre Dateien eindeutig zu beschriften.
- Behalten Sie den Schnitt Ihrer Ordner im Auge. Versuchen Sie, für jede Kategorie oder jeden Abschnitt nur einen Ordnerschnitt zu verwenden.
Schritt 4. Überlegen Sie, welche Arten von Dateicontainern Sie benötigen
Bevor Sie Ihre Dateien organisieren können, müssen Sie etwas finden, um sie abzulegen. Welche Art von Dateicontainern Sie genau verwenden, hängt von der Anzahl der zu speichernden Dateien, deren Bedeutung, den Abmessungen der Dokumente und der Häufigkeit ab, mit der Sie darauf zugreifen müssen. Sehen Sie sich einige dieser Tipps an, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Dateicontainer für Sie geeignet sein könnten:
- Wenn Sie sehr wichtige Dokumente aufbewahren müssen, sollten Sie einen feuerfesten Aufbewahrungsbehälter kaufen.
- Wenn Sie das Siegel des Underwriters' Laboratory auf einem Container finden, kann dies darauf hindeuten, dass der Container Ihre Dateien etwa eine Stunde lang bei einem Feuer mit Temperaturen von 1700 Grad Fahrenheit schützt.
- Für normale Akten können Sie einen einfachen Aktenschrank kaufen. Ziehen Sie für sensible oder vertrauliche Dateien in Betracht, einen sichereren Aktenschrank oder einen Safe zu kaufen.
- Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Aktencontainer genügend Platz für alle Ihre Dateien bietet.
- Wenn Sie Dokumente mit ungewöhnlicher Größe haben, prüfen Sie, ob diese in Ihren Aufbewahrungsbehälter passen. Beispielsweise können Dokumente im Format Legal die Größe des benötigten Ordners sowie die Speicherabmessungen beeinflussen.
Teil 2 von 4: Organisieren Ihrer Dokumente
Schritt 1. Sammeln Sie alle Ihre Dokumente
Bevor Sie mit der Organisation Ihrer Dokumente beginnen können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre Dokumente vor sich haben. Machen Sie sich noch keine Gedanken darüber, wie Ihre Dateien organisiert oder angeordnet sind. Sammeln Sie zunächst alle Dokumente, die Ihrer Meinung nach gespeichert werden müssen, und bereiten Sie sich darauf vor, sie zu sortieren.
- Nehmen Sie ältere Dokumente heraus, die Sie bereits sortiert haben. Möglicherweise möchten Sie sie neu anordnen, damit sie in das neue System passen, das Sie erstellen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre letzten Dokumente gesammelt und zum Sortieren bereit haben.
Schritt 2. Sortieren Sie Ihre Dateien in aktive und archivierende Elemente
Beim Organisieren Ihrer Dateien kann es hilfreich sein, sie in zwei Hauptkategorien zu unterteilen: aktive Dateien, mit denen Sie arbeiten müssen, und Archivdateien, die Sie speichern müssen. Dies wird Ihnen helfen, auf die Dateien zuzugreifen, die Sie häufiger verwenden, und die Dateien, auf die Sie nicht sofort zugreifen müssen, ordentlich zu speichern.
- Aktive Dateien sind Dokumente, auf die Sie noch häufig zugreifen, auf die Sie verweisen oder auf die Sie anderweitig zugreifen müssen.
- Archivdateien sind Dokumente, die Sie in naher Zukunft nicht benötigen, aber dennoch speichern müssen.
Schritt 3. Erstellen und beschriften Sie die richtigen Kategorien für Ihr System
Nachdem Sie Ihre Dateien an einem Ort gesammelt haben, können Sie sie schnell inventarisieren. Achten Sie bei der Überprüfung Ihrer Dateien auf die allgemeinen Kategorien, in die sie passen könnten. Schreiben Sie diese Kategorien auf, um das grundlegende Organisationssystem zu erstellen, das Sie für Ihre Dateien verwenden werden. Sehen Sie sich einige dieser gängigen Kategorien an, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Sie verwenden möchten:
- Rechtsakten mit Unterkategorien wie Geburtsurkunden, Sterbeurkunden oder Heiratsurkunden.
- Finanzdokumente, die Ihre vergangenen Finanzübersichten, Kreditkarteninformationen, Kreditauskünfte oder jährlichen Finanzübersichten abdecken.
- Eigentumsnachweise.
- Persönliche Dokumente wie Diplome, Arbeitszeugnisse, Krankenakten und Versicherungspolicen.
Schritt 4. Archivieren Sie Dokumente zur Langzeitlagerung
Legen Sie Dokumente, die Sie als Archivdateien gekennzeichnet haben, in Ihren Langzeitspeichercontainer ab. Auf diese Dateien wird nicht oft zugegriffen. Stellen Sie daher sicher, dass sie im Dateisystem in die richtigen Kategorien zum späteren Abrufen eingeordnet werden. Archivdateien werden wahrscheinlich den Großteil Ihrer abgelegten und organisierten Dokumente ausmachen.
- Die Langzeitspeicherung kann in zwei weitere Kategorien unterteilt werden: permanente Dateien und „tote“Dateien.
- Zu den permanenten Dateien können Bildungsdokumente, Arbeitsdokumente oder andere wichtige Dokumente gehören, auf die Sie möglicherweise noch zugreifen müssen.
- „Tote“Dateien sind Dokumente, auf die Sie möglicherweise nicht mehr zugreifen müssen. Alte Steuerunterlagen können in diese Kategorie passen. Bedenken Sie jedoch, dass Steuererklärungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden sollten.
Schritt 5. Fügen Sie Ihre aktuellen Dokumente in Ihren aktiven Dokumentenbereich ein
Dokumente, die Sie häufig verwenden oder noch überprüfen müssen, müssen in Ihren aktiven Dokumentenbereich eingefügt werden. Dieser Abschnitt in Ihrem Ablagesystem ermöglicht Ihnen den schnellen Zugriff auf Dokumente, die noch nicht ganz archivierungsbereit sind. Im Folgenden sind die vier gängigsten aktiven Dokumentkategorien aufgeführt, die Sie möglicherweise verwenden möchten:
- Dokumente, die noch Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
- Dokumente, die Sie noch lesen oder überprüfen müssen.
- Rechnungen, die Sie noch bezahlen müssen.
- Dokumente, die bereit sind, in den Langzeitspeicher verschoben zu werden.
Teil 3 von 4: Elektronische Dateien organisieren
Schritt 1. Beginnen Sie mit breiten Kategorien und werden Sie dann spezifischer
Genau wie bei Ihren physischen Dateien sollten Sie mit den breitesten Kategorien beginnen, in die Ihre Dateien passen. Wenn Sie beispielsweise ein unabhängiger Auftragnehmer sind, möchten Sie Ihre Dateien möglicherweise nach Arbeitgeber ordnen. Das heißt, erstellen Sie einen Ordner für jeden von ihnen. Dann sollten Sie Ihre Dateien innerhalb jeder breiten Kategorie in kleinere aufteilen. Dies bedeutet, dass Ihre Arbeitgeberordner weiter in verschiedene Ordner aufgeteilt werden können, die Informationen zu jedem Projekt mit diesem Arbeitgeber enthalten.
- Erwägen Sie, innerhalb jeder breiten Kategorie konsistent zu bleiben. Dadurch können Ihre Dateien leichter gefunden werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass der Unterordner für jedes Projekt Dateien wie "Projektdokumente", "Abrechnung" und "Kommunikation" enthält.
- Sie können Ordner auch grob nach Jahren organisieren, wenn dies einfacher oder für Ihre Dateien relevanter erscheint.
Schritt 2. Scannen oder laden Sie Dateien herunter, die Sie noch nicht elektronisch haben
Es kann von Vorteil sein, alle Ihre Dateien elektronisch an einem Ort zu speichern. Trotz des Zeitaufwands sollten Sie versuchen, so viele Ihrer physischen Dokumente wie möglich einzuscannen, damit diese elektronisch gespeichert und gesichert werden können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Dateien herunterladen, die an anderen Orten online gespeichert sind, für den Fall, dass die Hosting-Website nicht mehr zugänglich ist, wenn Sie die Dateien erneut benötigen. Organisieren Sie diese Dateien wie alle anderen.
Schritt 3. Geben Sie Ihren Dateien bestimmte Namen
Dateinamen sollten leicht verständlich und eindeutig sein. Das heißt, Sie sollten in der Lage sein, sich Ihre Dateinamen anzusehen und sofort wissen, was darin enthalten ist. Versuchen Sie, ein Datum, einen Bezeichner der Ordner, die die Datei enthalten werden, und einen individuellen Deskriptor anzugeben. Eine im Juni 2016 für Ihren Kunden X Corp erstellte Abrechnungsdatei könnte beispielsweise "0616_XCorp_Invoice_2" heißen. Auf diese Weise können Sie genau wissen, was die Datei enthält, ohne sich die Zeit zu nehmen, sie zu öffnen.
Unabhängig davon, welches System Sie zum Benennen Ihrer Dateien verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie dies konsistent tun. Wenn Sie sich für ein System entschieden haben, bleiben Sie dabei; Es wird schwierig sein, später alle Ihre Dateien umzubenennen
Schritt 4. Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig
Die Hauptgefahr der elektronischen Aktenführung besteht darin, dass Ihre Informationen durch einen Computerabsturz verloren gehen können. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie Ihre Dateien regelmäßig auf einem Online-Sicherungsdienst, auf CDs oder auf einer externen Festplatte sichern. Achten Sie darauf, diese Speichergeräte so deutlich zu kennzeichnen, wie Sie Ihre Dateien beschriftet haben. Wenn Sie ein externes Laufwerk oder CDs besitzen, sollten Sie diese an einem sicheren Ort außerhalb Ihres Hauptwohnsitzes aufbewahren, um einen Totalverlust durch einen Brand oder eine Naturkatastrophe zu vermeiden.
Teil 4 von 4: Wartung Ihres Ablagesystems
Schritt 1. Bleiben Sie mit Ihrem System Schritt
Nachdem Sie Ihr Füllsystem erstellt haben, möchten Sie es weiterhin wie gewünscht verwenden. Wenn Sie zu weit zurückbleiben, Elemente, die abgelegt werden müssen, ignorieren oder Elemente nicht ordnungsgemäß ablegen, können Sie die harte Arbeit, die Sie investiert haben, zunichte machen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Ablagesystem Schritt halten, damit es für Sie funktioniert.
- Gelegentlich kann die Suche nach fehl am Platz befindlichen Dateien helfen, Ihr System in Ordnung zu halten.
- Versäumen Sie nicht, Ihre aktiven Dokumente in Ihrem Archiv-Dokumentenspeicher abzulegen.
Schritt 2. Entfernen Sie alte Dateien
Einige Dateien müssen über einen längeren Zeitraum gespeichert werden. Ihr Dateisystem wird jedoch eine begrenzte Größe haben und Sie müssen regelmäßig Dateien entfernen, die nicht mehr benötigt werden. Regelmäßiges Bereinigen Ihres Dateisystems wird dazu beitragen, dass dieses System in Ordnung bleibt und ordnungsgemäß funktioniert.
- Viele alte Finanzdokumente müssen jahrelang aufbewahrt werden.
- Alte Budgets, Jahresabschlüsse oder Jahrespolicen müssen möglicherweise nur ein Jahr lang aufbewahrt werden.
- Durch das Entfernen alter Dateien wird Platz für eingehende Dokumente geschaffen.
- Das Entfernen nicht benötigter Dateien erleichtert das Auffinden von Dokumenten, die Sie benötigen.
- Gleiches gilt für elektronische Akten. Löschen Sie alle doppelten, veralteten oder unnötigen Dokumente aus früheren Projekten.
Schritt 3. Archivieren Sie alte elektronische Dateien
Alte Akten, die noch relevant sind oder auf die eines Tages zurückgegriffen werden kann, können archiviert werden. Dies bedeutet, dass Sie sie außerhalb Ihres Standardablagesystems aufbewahren, aber organisiert und zugänglich halten. Ziehen Sie in Erwägung, eine zusätzliche allgemeine Kategorie für archivierte Dateien einzurichten. Verschieben Sie nicht verwendete Dateien mit intakter Unterordnerformatierung in diesen Ordner. Wenn Sie archivierte Dateien auf Ihrem Dateibildschirm nicht im Weg haben möchten, versuchen Sie, ein "z" vor den Dateinamen zu setzen, damit er in Ihrer alphabetischen Dateireihenfolge ganz unten steht. Sie könnten es zum Beispiel "z_archive" oder etwas Ähnliches nennen.
Schritt 4. Optimieren Sie Ihr Ablagesystem
Es kann hilfreich sein, Ihre Dateien in Ordnung zu bringen und sie so zu halten, wenn es um Ihre persönliche Organisation geht. Es wird jedoch immer Raum für Verbesserungen in Ihrem Ablagesystem geben. Halten Sie bei der weiteren Arbeit mit Ihrem Ablagesystem Ausschau nach Verbesserungen, die Sie vornehmen können, um es noch effektiver zu machen.
- Möglicherweise möchten Sie Kategorien loswerden, die Sie anscheinend nicht verwenden.
- Kategorien, die übermäßig verwendet werden, müssen möglicherweise in kleinere Kategorien unterteilt werden.
