Die Planung eines Rathaustreffens zu einem Gesundheitsthema unterscheidet sich im Grunde nicht von der Planung eines Rathauses zu einem anderen Thema, außer in Bezug auf die Zusammensetzung des Publikums und die Art der Diskussionsteilnehmer, die bei der Veranstaltung sprechen werden. Nichtsdestotrotz gehört eine Menge dazu, ein Rathaus jeder Art erfolgreich zu planen. Sie müssen hart arbeiten, wichtige Stakeholder rekrutieren und sicherstellen, dass Sie genügend Vorlaufzeit haben, um die Aufmerksamkeit der Presse und der Community zu gewinnen.
Schritte
Teil 1 von 3: Den Grundstein legen
Schritt 1. Bilden Sie einen Planungsausschuss
Die Idee hinter einem Planungsausschuss ist Stärke in Zahlen. Es gibt nur wenige Probleme im Zusammenhang mit der Gesundheitsversorgung, die nicht mehr als eine Organisation betreffen. Sie müssen andere Organisationen innerhalb der Gemeinde identifizieren, die sich mit Ihrem Thema befassen, wichtige Mitglieder von den Vorteilen eines Rathauses überzeugen und sie in Ihren Planungsausschuss rekrutieren.
- Wenn Ihr Anliegen beispielsweise die Ernährung von Kindern war, könnten einige Gemeindeorganisationen, die sich mit diesem Thema befassen, Schulen, Kinderärzte, Tafeln, Kirchen, Bauern und Kindertagesstätten sein.
- Eigenwerbung kann ein äußerst überzeugender Motivator sein. Gehen Sie die Zielorganisationen aus der Perspektive an und erklären Sie, wie die Teilnahme am Rathaus für sie speziell von Vorteil sein könnte.
Schritt 2. Lokalisieren Sie die Probleme
Es ist viel einfacher, sich über ein Problem Sorgen zu machen, das Sie direkt betrifft. Um das Thema Ihres Rathauses unmittelbarer und überzeugender zu machen, betonen Sie die lokale Auswirkung des Themas und nicht die nationale oder globale Auswirkung.
- Wenn Ihre Stadt oder Ihr Bundesstaat beispielsweise eine hohe HIV-Infektionsrate oder eine hohe Adipositasrate aufweist, sollten Sie die Probleme hervorheben, mit denen Ihr Wohnort infolgedessen konfrontiert ist, und nicht die Probleme, die sich aus der HIV-Diagnose oder Adipositas im Allgemeinen ergeben.
- Man könnte also sagen: „Die Stadt Philadelphia wird in den nächsten 15 Jahren wegen unserer hohen Fettleibigkeit 3,5 Milliarden Dollar mehr an Gesundheitskosten zahlen müssen“, anstatt „Fettleibigkeit führt zu höheren Gesundheitskosten“.
Schritt 3. Identifizieren Sie die Ziele
Die Ziele Ihres Meetings bestimmen das Format, wen Sie einladen und wie Sie es bewerben. Der Begriff „Rathaus“bezeichnet nur eine Art von Versammlung, bei der offene Fragen und Antworten der Öffentlichkeit den Großteil der Versammlung ausmachen.
Die Ziele Ihres Treffens können Informationszwecke sein, sich für eine bestimmte Position einsetzen oder politischen Kandidaten Feedback geben. Obwohl Treffen mit politischen Kandidaten und Interessenvertretern wahrscheinlich die meiste Aufmerksamkeit auf sich ziehen, sind sie nicht unbedingt das Beste für Ihr Thema. Wenn die öffentliche Meinung beispielsweise gegen die politischen Ziele Ihrer Organisation verstößt, könnte eine Informationsveranstaltung eine bessere Strategie sein, um Meinungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen
Schritt 4. Wählen Sie ein Format aus
Das traditionelle Format eines Rathauses besteht darin, dass ein Panel von drei bis fünf Sprechern plus einem Moderator kurze Einführungen zu ihren Hintergründen und Positionen gibt. Anschließend stellt ein Moderator Fragen an das Publikum. Während das Publikum einem bestimmten Diskussionsteilnehmer Fragen stellen kann, sollte der Moderator als Moderator fungieren. Andere Formate könnten sein:
- Ein reines Frage-Antwort-Format. Dies kann gut für das Forum eines Kandidaten sein.
- Ein anonymes Frageformat, bei dem Fragen im Voraus eingereicht werden und der Moderator auswählt, welche Fragen dem Gremium vorgelegt werden. Dieses Format kann für kontroverse Themen gut sein.
Teil 2 von 3: Das Meeting zusammenbringen
Schritt 1. Wählen Sie einen Ort, ein Datum und eine Uhrzeit aus
Der Tagungsort sollte an einem zentralen, neutralen und behindertengerechten Ort sein. Kirchen, Bibliotheken, Regierungsgebäude und Gemeindezentren sind alle eine gute Wahl. Stellen Sie sicher, dass es nicht mit einem anderen beliebten Community-Event kollidiert, und halten Sie es zu einer Zeit ab, zu der viele Leute teilnehmen können – am Wochenende oder unter der Woche am Abend.
- Als Faustregel gilt, immer einen etwas zu kleinen Standort zu wählen. Ein überfüllter Veranstaltungsort erweckt den Eindruck von Aktivität und Popularität, der immer besser ist als die Alternative.
- Machen Sie die Veranstaltung kostenlos oder zu geringen Kosten, aber ermutigen Sie die Teilnehmer, sich zu melden – eine Facebook-Seite, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer zum Anrufen sind einfache und kostengünstige Möglichkeiten. Angenommen, zwei Drittel der „Vielleicht“werden nicht angezeigt.
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen alternativen Tagungsort haben, falls Ihr geplanter Veranstaltungsort durchfällt.
Schritt 2. Diskussionsteilnehmer einladen
Die Diskussionsteilnehmer sind einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg eines Rathauses. Obwohl es am besten ist, Persönlichkeiten auf Ihrem Panel zu haben, ist dies nicht immer eine Option. Die nächstbeste Sache ist es, Diskussionsteilnehmer zu haben, die namhafte Organisationen und/oder Diskussionsteilnehmer mit bemerkenswertem Hintergrund repräsentieren – dies verleiht der Veranstaltung mehr Glaubwürdigkeit.
- Suchen Sie nach gewählten Beamten, Akademikern, Kirchen- und Gemeindeführern und Behandlungsanbietern.
- Dies ist ein weiterer Bereich, in dem ein diversifizierter Planungsausschuss nützlich sein kann. Je stärker die Bindungen der Mitglieder der Planungscommunity sind, desto eher können Sie auf ein vielfältiges und spannendes Expertengremium zurückgreifen.
- Vergessen Sie nicht den Persönlichkeitsfaktor, wenn Sie Diskussionsteilnehmer einladen. Die Diskussionsteilnehmer sollten glaubwürdig genug sein, um die Leute ins Rathaus zu bringen, aber sie sollten aufregend genug sein, dass die Leute noch lange über Ihr Rathaus reden, nachdem es vorbei ist.
Schritt 3. Rekrutieren Sie einen Moderator
Moderatoren sind ein weiterer wichtiger Faktor für den Erfolg eines Rathauses. Der Moderator muss den Respekt der Podiumsteilnehmer und des Publikums sowie das Temperament haben, Spannungen abzubauen und die Diskussion zu beschleunigen.
Stellen Sie sich einen Moderator wie einen MC vor – er sollte charismatisch sein, aber nicht so charismatisch, dass er die Diskussionsteilnehmer überschattet oder die Diskussion dominiert. Medienvertreter, pensionierte Richter und Anwälte sowie Geistliche können gute Kandidaten sein
Schritt 4. Informieren Sie die Diskussionsteilnehmer
Informieren Sie Ihre Diskussionsteilnehmer über das Format des Rathauses, die anderen Diskussionsteilnehmer, die erwartete Beteiligung und die Themen auf der Tagesordnung. Sofern sie bereit sind, bereiten Sie sie darauf vor, danach mit den Medien zu sprechen.
Es ist eine gute Idee, dass Ihre Diskussionsteilnehmer 45 Minuten bis eine Stunde im Voraus eintreffen, damit Sie das Format und die Themen ein letztes Mal durchgehen können
Schritt 5. Stellen Sie einen Stab zusammen
Bestimmte Mitarbeiter in Schlüsselpositionen werden benötigt, um einen reibungslosen Ablauf des Meetings zu gewährleisten. Sie sollten jemanden haben, der mit den Medien spricht, die Gäste Platz nimmt und Materialien wie Tagesordnungen an die Diskussionsteilnehmer und die Gäste verteilt.
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Schritt 6. Vorbereitende Materialien vorbereiten
Unabhängig von der Größe Ihres Meetings benötigen Sie einige gedruckte Materialien, die Sie an Gäste, Presse und die Diskussionsteilnehmer verteilen können. Die Art des Meetings, das Sie durchführen, bestimmt die spezifischen Arten von Materialien. Zum Beispiel:
- Wenn Sie ein Informationstreffen veranstalten, ist es eine gute Idee, Flugblätter oder Broschüren auszudrucken, die einige der Informationen behandeln, die Sie im Rathaus behandeln werden. Wenn Ihr Thema beispielsweise HIV in Ihrer Gemeinde ist, drucken Sie ein Flugblatt aus, das einige wichtige Statistiken über die Auswirkungen von HIV vor Ort enthält.
- Ein Rathaus mit politischen Kandidaten oder Beamten kann Informationen über die Positionen und Parteien der Kandidaten oder Beamten in Bezug auf Ihr Gesundheitsproblem enthalten.
Teil 3 von 3: Vorbereitung auf das Meeting
Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass die Medien angezeigt werden
Die Presse ist entscheidend für ein erfolgreiches Rathaus. Unabhängig davon, ob sich das Rathaus auf die Interessenvertretung, die Verbreitung von Informationen oder ein politisches Forum konzentriert, seine Bekanntheit wird den Erfolg dieser Ziele und Ihre Fähigkeit beeinflussen, in Zukunft Rathäuser zusammenzustellen.
- Sie müssen Pressemitteilungen verfassen, die Reporter identifizieren, die Geschichten über Gesundheit, Gemeindeangelegenheiten oder Politik berichten, und sich in regelmäßigen Abständen mit ihnen in Verbindung setzen.
- Eine Pressemitteilung ist ein einfaches Dokument, das an Medienorganisationen gesendet wird und das eine Veranstaltung erklärt und warum sie bemerkenswert ist. Pressemitteilungen sind in der Regel weniger als eine Seite lang.
- In den Nachrichten geht es um aktuelle Ereignisse, daher müssen Sie den Reportern klar machen, warum das Rathaus jetzt und nicht später eine Veranstaltung ist. Zum Beispiel ist Fettleibigkeit immer ein Problem, aber es macht nur dann Schlagzeilen, wenn eine Studie veröffentlicht wird, die einen anderen Grund aufzeigt, warum sie schlecht ist.
Schritt 2. Wenden Sie sich an gleichgesinnte Organisationen
Mitglieder Ihres Planungsausschusses, Diskussionsteilnehmer und Mitglieder verwandter Organisationen, die nicht direkt dem Rathaus angehören, sollten alle dazu angehalten werden, die Veranstaltung bekannt zu machen.
Vergessen Sie nicht, Ressourcen wie Universitäten, Krankenhäuser und Regierungsbehörden zu nutzen. Stellen Sie an diesen Orten Flyer aus, die die Veranstaltung bekannt machen. Sie können eine großartige Möglichkeit sein, die Teilnahme zu steigern
Schritt 3. Hit Social Media
Vergessen Sie nicht das umfangreiche Netzwerk von Themengruppen auf Facebook und anderen Social-Media-Kanälen. Wenden Sie sich nicht nur an stationäre Unternehmen mit Personen auf der Gehaltsliste. Posten Sie in Facebook-Gruppen, Blogs und Message Boards von interessierten und verwandten Organisationen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Diskussionsteilnehmer und Mitglieder auch auf Twitter, Facebook und Instagram für die Veranstaltung werben
Schritt 4. Stellen Sie Pressepakete zusammen
Ein Pressepaket unterscheidet sich von einer Pressemitteilung dadurch, dass es ein Paket mit Materialien ist, das Reportern am Tag einer Veranstaltung ausgehändigt wird, und nicht ein Anreiz, über ein Ereignis zu berichten. Es sollte enthalten:
- Die Pressemitteilung.
- Biografien der Panelisten und Referenten.
- Informationen zum Thema, einschließlich relevanter Studien, Statistiken und persönlicher Geschichten betroffener Personen.
Schritt 5. Erwarte das Unerwartete
Manchmal erscheinen Diskussionsteilnehmer nicht. Manchmal überschwemmen Demonstranten den Veranstaltungsort. Ein Schneesturm könnte aus dem Nichts in die Gegend fegen. Als Veranstaltungsplaner müssen Sie diese Eventualitäten planen, indem Sie alternative Referenten buchen oder alternative Termine planen.
- Wenn Ihr Rathaus von Demonstranten überschwemmt wird, könnte eine Änderung des Formats angebracht sein. Wenn das ursprüngliche Format offene Fragen und Antworten ist, erhalten Sie stattdessen Vorabfragen. Wenn die Demonstranten draußen sind, laden Sie sie ein und ändern Sie das Format, um die Einreichung von Fragen voranzutreiben.
- Stellen Sie alternative Referenten Ihrer Organisation oder der teilnehmenden Organisationen auf, für den Fall, dass ein geplanter Referent nicht erscheint. Wenn das Rathaus ein Forum zwischen politischen Kandidaten ist, betonen Sie es unnachgiebig gegenüber den Medien – was sie dazu bringen wird, sich zu wünschen, dass sie aufgetaucht wären.
