Gemäß dem Arbeitsschutzgesetz (OSHA) haben Ihre Mitarbeiter das Recht, Sie bei einer Reihe von arbeitsbezogenen Sicherheitsverstößen anzuzeigen, einschließlich der Verwendung von Gefahrstoffen, Brandschutz oder Lärmbelastung. Wenn Sie wissen, wie auf eine OSHA-Beschwerde zu reagieren ist, und dass Sie über eine Reihe von bestehenden Verfahren verfügen, können Sie Ihrem Unternehmen helfen, im Geschäft zu bleiben und alle regulatorischen Anforderungen zu erfüllen, die durch die Beschwerde angesprochen werden.
Schritte
Teil 1 von 4: Auf den ersten Anruf reagieren
Schritt 1. Keine Panik
Der Erhalt einer OSHA-Beschwerde wird Sie wahrscheinlich schockieren, aber keine Panik! Alles, was Sie tun müssen, ist, ruhig und respektvoll zu bleiben, aufmerksam zuzuhören und Anweisungen zu befolgen, notwendige Änderungen vorzunehmen und ein Antwortschreiben zu senden, das dies zeigt. Tatsächlich sollte Ihre OSHA-Beschwerde innerhalb weniger Tage beigelegt werden.
Schritt 2. Hören Sie aufmerksam zu
Wenn Sie den ersten Anruf erhalten, in dem Sie über die OSHA-Beschwerde informiert werden, hören Sie dem Vertreter am Telefon sehr genau zu. Stellen Sie keine Fragen! Seien Sie einfach so professionell wie möglich und schreiben Sie alle Informationen auf.
Schritt 3. Unterlassen Sie es, etwas zuzugeben oder zu erklären
Während Sie mit dem Vertreter telefonieren, verzichten Sie darauf, etwas zuzugeben, zu leugnen oder anderweitig zu erklären. Dafür ist jetzt nicht die Zeit. Hören Sie einfach zu und nehmen Sie so viele Informationen wie möglich auf. Halten Sie während dieses Telefonats die Zunge.
Du könntest etwas sagen wie: „Ich kann diese Vorwürfe weder bestätigen noch dementieren“oder einfach „Es ist nicht unsere Unternehmenspolitik, sofort zu reagieren“
Schritt 4. Äußern Sie echte Besorgnis
Nachdem Sie gehört haben, was der Vertreter zu sagen hat, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um echte, professionelle Bedenken auszudrücken. Veranschaulichen Sie, dass Sie diese Beschwerde sehr ernst nehmen.
Sie können Ihr Anliegen ganz direkt äußern, indem Sie sagen: „Ich nehme diese Beschwerde sehr ernst. Die Sicherheit meiner Mitarbeiter und des Arbeitsplatzes ist mir sehr wichtig.“
Schritt 5. Kündigen Sie Ihre Absicht an, den Anforderungen zu entsprechen
Erklären Sie, dass Sie beabsichtigen, die Vorwürfe sorgfältig zu prüfen, wenn Sie das offizielle Beschwerdeschreiben erhalten, und befolgen Sie die darin enthaltenen Anweisungen. Machen Sie deutlich, dass Sie alles Notwendige tun werden, um diese Beschwerde zu lösen und die Situation zu korrigieren.
Sie könnten sagen: "Ich habe die Absicht, diese Angelegenheit zu prüfen und alle Probleme so schnell wie möglich zu beheben."
Schritt 6. Danken Sie dem OSHA-Vertreter
Bedanken Sie sich am Ende Ihres Telefonats unbedingt beim Mitarbeiter für seine Zeit. Dies hilft, die Kommunikation positiv und professionell abzuschließen.
Teil 2 von 4: Reaktion auf das Beschwerdeschreiben
Schritt 1. Überprüfen Sie die im Brief zitierten OSHA-Standards
Sehr bald nach Ihrem Anruf sollten Sie eine Fax-Korrespondenz von OSHA erhalten. Dies ist Ihr offizielles Beschwerdeschreiben. Lesen Sie dieses Schreiben sehr sorgfältig durch und bestimmen Sie die Art der Beschwerde.
Schritt 2. Senden Sie eine Kopie Ihres Beschwerdebriefs
Gemäß den Anweisungen der OSHA müssen Sie eine Kopie Ihres Beschwerdeschreibens an einem Firmen-Schwarzen Brett veröffentlichen, wo es für alle Mitarbeiter sichtbar ist.
- Das Zitat muss drei Werktage (ohne Wochenenden und Feiertage) oder bis zur Behebung des Problems veröffentlicht werden.
- Dies muss auch dann erfolgen, wenn Sie das Zitat anfechten.
Schritt 3. Unterschreiben und faxen Sie Ihre "Entsendebescheinigung"
Nachdem Sie eine Kopie dieses Schreibens für Ihre Mitarbeiter aufgegeben haben, unterschreiben Sie die beiliegende „Entsendebescheinigung“und faxen Sie diese an die angegebene Nummer zurück. Bewahren Sie Ihren Faxbeleg als Nachweis auf.
Schritt 4. Untersuchen Sie die Vorwürfe
Sehen Sie sich jedes Element der OSHA-Beschwerde so gründlich wie möglich an. Auch wenn Sie über die Beschwerde verärgert sind oder nicht viel Wert auf ihre Legitimität legen, suchen Sie nach Bereichen, die angegangen oder verbessert werden müssen.
Schritt 5. Setzen Sie Ihren Korrekturplan in Gang
Nachdem Sie alle potenziellen Probleme untersucht haben, erstellen Sie einen Plan, um sie zu beheben, und setzen Sie Ihren Plan sofort in die Tat um. Notieren Sie alle wichtigen Änderungen durch Fotos, Quittungen oder andere Unterlagen.
Teil 3 von 4: Verfassen Ihres Antwortschreibens
Schritt 1. Handeln Sie schnell
Sie sollten Ihr Antwortschreiben spätestens drei Tage nach Erhalt Ihres Beschwerdeschreibens verfassen. Sobald die Beschwerde eingegangen ist, haben Sie nur fünf Tage Zeit, um die Situation vollständig zu klären und eine Antwort zu senden, also verlieren Sie keine Zeit.
Schritt 2. Verwenden Sie ein klares Format
Schauen Sie sich die Formatierung Ihres Beschwerdebriefes genau an, achten Sie auf den verwendeten Wortlaut und achten Sie auf den Ton. Sie sollten sowohl das Format als auch den Ton des erhaltenen Briefes anpassen.
- Adressieren Sie Ihr Schreiben mit den Informationen aus dem erhaltenen Beschwerdeschreiben (einschließlich des Namens des Vertreters, der Ihren Beschwerdebrief unterzeichnet hat).
- Geben Sie Ihre offizielle Beschwerdenummer in die Betreffzeile ein.
- Passen Sie die Anrede Ihres Schreibens der im Beschwerdebrief verwendeten an.
- Erklären Sie mit dem Schreiben Ihre Absichten (z. B. die Vorwürfe aufzugreifen und Ihre Ergebnisse zu präsentieren) in Ihrer Einleitung.
Schritt 3. Beschränken Sie sich auf die Fakten
Beschreiben Sie im Rest Ihres Schreibens die Fakten so einfach und klar wie möglich. Dies ist nicht der Ort, um schlecht über einen Mitarbeiter zu sprechen, die Vorwürfe zu leugnen oder anderen die Schuld zu geben. Ihre Beschwerde wird am schnellsten gelöst, wenn Sie einfach die Vorwürfe ansprechen und erklären, was Sie unternommen haben, um die Situation zu beheben.
Sie könnten zum Beispiel sagen: „Am 5. November erhielt ich die OSHA-Beschwerdenummer 2845. Im Laufe der nächsten zwei Tage untersuchten wir die Zitate 1-3 und legten Korrekturmaßnahmen fest. Am 7. November haben wir Zitat 1 (unsachgemäße Verwendung) korrigiert Abzugshaube) durch Austausch des Gerätes (siehe beiliegende Quittung und Foto)."
Schritt 4. Dokumentation bereitstellen
Senden Sie Ihren Brief zusammen mit allen zusätzlichen Unterlagen, die Ihnen helfen, Ihren Fall abzuschließen. Dies kann Bestellungen, Quittungen, Überwachungsergebnisse, Kontaktinformationen von Lieferanten/Auftragnehmern, Fotos oder andere Dokumente umfassen, die die von Ihnen vorgenommenen Änderungen bestätigen.
Schritt 5. Senden Sie den Brief
Lassen Sie den Brief per Einschreiben (mit einer Empfangsbestätigungsanforderung) oder per privatem Kurier zusenden. Vergessen Sie nicht Ihre Fünf-Tage-Frist!
Schritt 6. Rufen Sie an und folgen Sie
Wenn Sie bis zum Ende von drei Werktagen nach dem voraussichtlichen Eingangsdatum nichts zu Ihrer Beschwerde gehört haben, rufen Sie an und gehen Sie nach. Halten Sie Ihre Fallnummer bereit und fordern Sie einen Statusbericht an.
Schritt 7. Bereiten Sie sich auf eine Inspektion vor
Es ist möglich, dass ein OSHA-Inspektor ohne Vorwarnung in Ihrer Einrichtung auftaucht. Seien Sie freundlich, professionell und höflich und beantworten Sie nur spezifische Fragen des Inspektors.
Schritt 8. Bezahlen Sie eventuelle Strafen
Je nach Art und Schwere der Beschwerde können Sie auch zur Zahlung einer Strafe aufgefordert werden. Diese Strafe muss innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erhalt des Zitats bezahlt werden, indem ein Scheck direkt an die OSHA gesendet wird. Bis Ihre Zahlung eingegangen ist, wird Ihr Fall nicht gelöst.
Teil 4 von 4: Anfechtung einer OSHA-Beschwerde
Schritt 1. Fordern Sie eine informelle Konferenz an
Wenn Sie erwägen, Ihre Beschwerde anzufechten, wird Ihnen dringend empfohlen, anzurufen und eine informelle Konferenz mit einem lokalen OSHA-Vertreter zu beantragen. Während dieser Konferenz werden Sie in der Lage sein, sich ein besseres Bild von der Art Ihres Verstoßes zu machen, Korrekturmethoden zu diskutieren, Einigungsoptionen zu erörtern und möglicherweise sogar strittige Zitate und Sanktionen beizulegen.
Dies ist auch möglich, wenn Sie beabsichtigen, die Anforderungen vollständig zu erfüllen, oder wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Kurs Sie einschlagen sollen
Schritt 2. Entwerfen und senden Sie eine „Mitteilung über die Absicht zum Wettbewerb
” Wenn Sie zu dem Schluss gekommen sind, dass ein Element der Beschwerde unbegründet ist, oder wenn Sie mit der zugewiesenen Gebühr oder dem Erlassdatum nicht einverstanden sind, müssen Sie innerhalb von 15 Werktagen nach Erhalt Ihres Zitats eine offizielle Absichtserklärung für den Wettbewerb einreichen. In Ihrem Schreiben muss so klar wie möglich angegeben werden, was angefochten wird – das Zitat, ein Teil des Zitats, die Gebührenhöhe oder das Erlassdatum. Dann senden Sie diese Mitteilung per Einschreiben.
Sie könnten beispielsweise sagen: „Ich möchte das Zitat und die Strafe für die Punkte 2 und 3 des am 5. November 2015 ausgestellten Zitats anfechten.“
Schritt 3. Warten Sie, bis der OSHRC eine Anhörung angesetzt hat
Sobald Ihre Mitteilung über die Absichtserklärung für den Wettbewerb eingegangen ist, wird Ihr Fall offiziell vor Gericht gestellt. Ihre Ermäßigungs- und Gebührentermine werden ausgesetzt, bis eine Entscheidung getroffen und Ihr Fall an OSHRC weitergeleitet wird. OSHRC ist eine unabhängige Agentur, die vom Arbeitsministerium getrennt ist. Das OSHRC wird eine Anhörung für Ihren Fall ansetzen.
Schritt 4. Nehmen Sie an der Anhörung teil
Sobald Ihr Anhörungsdatum festgelegt ist, sollten Sie sich auf Ihre Anhörung vorbereiten und sicherstellen, dass Sie teilnehmen können. Möglicherweise möchten Sie einen Rechtsbeistand hinzuziehen, der Ihnen bei der Präsentation Ihres Falles hilft. An dieser Anhörung können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer teilnehmen.
Schritt 5. Wählen Sie, ob Sie die Entscheidung annehmen oder anfechten möchten
Bei dieser Anhörung wird eine Entscheidung getroffen, entweder das ursprüngliche Zitat und die Gebühren beizubehalten, sie an Ihren spezifischen Widerspruch anzupassen oder sie abzulehnen. Jede Partei hat dann die Möglichkeit, die Entscheidung zu akzeptieren oder Berufung zur weiteren Untersuchung durch den OSHRC einzulegen. Wenn der Fall immer noch nicht beigelegt ist, wird er an das Bundesgericht weitergeleitet.
Tipps
- Respektieren Sie die Rechte Ihrer Mitarbeiter, eine OSHA-Beschwerde einzureichen. Abschnitt 11(c) des Arbeitsschutzgesetzes verbietet jedem Unternehmen, einen Mitarbeiter aufgrund von Whistleblowing oder Einreichung einer OSHA-Beschwerde zu entlassen oder sich gegen ihn zu rächen.
- Stellen Sie keine Fragen und suchen Sie keine Ausreden im Umgang mit OSHA. Seien Sie stattdessen unkompliziert und prägnant in Ihrer Kommunikation mit ihnen und behandeln Sie nur die vorliegende Beschwerde.
- Wenn ein OSHA-Ermittler in Ihrem Unternehmen auftaucht, müssen Sie ihn nicht hereinlassen, bis alle Führungskräfte vor Ort sind. Informieren Sie alle Rezeptionisten und Sicherheitskräfte über diese Tatsache.
- Wenn dieses Problem nicht schnell gelöst wird, sollten Sie sich möglicherweise anwaltlich beraten lassen.
