Wenn Sie in einer Arztpraxis arbeiten oder eine eigene Praxis gründen, ist die Terminvereinbarung mit Patienten eine Ihrer wichtigsten Aufgaben. Eine gut organisierte Terminplanung stellt sicher, dass sich keine Patienten im System „verirren“und Patienten und Ärzte eine angenehme Erfahrung in der Praxis haben. In der Zwischenzeit können Sie durch die Maximierung der Produktivität in Ihrem Zeitplan mehr Termine buchen und den Umsatz Ihres Büros steigern.
Schritte
Methode 1 von 3: Einrichten eines Terminplanungssystems
Schritt 1. Lassen Sie Patienten Termine telefonisch, persönlich und online buchen
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie so viele Patienten wie möglich bekommen und keine potenziellen Patienten verlieren, die auf eine bestimmte Weise keine Termine wahrnehmen können. Durch die Online-Terminvereinbarung können Sie auch den Online-Zugang rund um die Uhr nutzen und Patienten außerhalb der Geschäftszeiten Termine buchen lassen.
- Neben diesem Effizienzgewinn fühlen sich Patienten in der Regel auch durch die Online-Selbstplanung wohler und weniger belastet als durch die telefonische Terminvereinbarung.
- Es gibt eine Vielzahl von Online-Terminplanungssoftware, die Sie kaufen können, um sie in Ihrem Büro zu verwenden. Zu den beliebtesten Softwares gehören AppointmentPlus, Booker und Thryv. Natürlich können Sie auch Ihre eigene Terminplanungssoftware erstellen, wenn Sie über Programmier- und Entwicklungskenntnisse verfügen!
Schritt 2. Bieten Sie den Patienten mehrere Zeitfensteroptionen für ihren Termin an
Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihren Patienten so viele Optionen wie möglich bieten, damit sie das beste Zeitfenster für ihren jeweiligen Zeitplan auswählen können. Dies mag offensichtlich erscheinen, ist jedoch sehr wichtig, um Ihre Patienten zufrieden zu stellen und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass sie den Termin aufgrund eines Zeitkonflikts absagen müssen.
Anstatt beispielsweise einen Patienten zu fragen, ob Dienstag um 1:00 Uhr für ihn funktioniert, geben Sie ihm die Möglichkeit, ein beliebiges verfügbares Zeitfenster auszuwählen, das für ihn funktioniert, z. B. Dienstag von 1:00-2:00, 2:00-3:00 oder 4:00-5:00
Schritt 3. Notieren Sie die Kontaktinformationen jedes geplanten Patienten
Sie müssen in der Lage sein, sie zu kontaktieren, um sie an einen bevorstehenden Termin zu erinnern oder ihre nächste Buchung zu verschieben. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der ersten Terminbuchung nach der Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift der Person fragen.
Wenn die Person den Termin persönlich oder telefonisch vereinbart, fragen Sie sie einfach nach diesen Informationen. Wenn sie ihren Termin online vereinbaren, fügen Sie in Ihrem Online-Portal unbedingt einen Bereich für Patientenkontaktinformationen hinzu
Schritt 4. Senden Sie Patienten am Tag vor ihrem Termin Erinnerungen
Wenn Patienten ihren Termin vergessen und nicht erscheinen, führt dies zu einem riesigen Zeitblock in Ihrem Terminkalender. Die Verwendung von Erinnerungen reduziert das Risiko, dass Patienten nicht zu ihren Terminen erscheinen und hilft so, diese Zeitverschwendung zu vermeiden.
- Patienten anzurufen oder ihnen eine SMS zu schreiben, ist die beste Art der Erinnerung, da sie eher einen eingehenden Anruf oder eine eingehende SMS bemerken als eine neue E-Mail in kurzer Zeit zu sehen.
- Die Verwendung eines Erinnerungssystems kann auch die Stornierung und Verschiebung von ungewollten Terminen erhöhen, was dazu führen kann, dass Patienten mehr Kontrolle über ihre Terminzeiten haben und damit zufriedener sind.
Schritt 5. Haben Sie einen bestimmten Terminplaner für Ihr Büro
Wenn Sie nicht allein für die Verwaltung des Terminplans für Ihr Büro verantwortlich sind, stellen Sie jemanden ein oder benennen Sie ihn als Hauptterminplaner. Die Übertragung der Verantwortung für die Terminplanung auf eine Person ermöglicht eine geregeltere Terminplanung und führt zu einem Terminplan, der die Patientenbedürfnisse und die Präferenzen der einzelnen Ärzte besser widerspiegelt.
Wenn beispielsweise eine Person für die Terminplanung zuständig ist, kann sie sich auf Dinge wie die Abstimmung bestimmter Patienten oder Erkrankungen mit bestimmten Ärzten konzentrieren, anstatt ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben aufzuteilen
Methode 2 von 3: Triaging von Patienten innerhalb des Zeitplans
Schritt 1. Gruppieren Sie Patienten mit ähnlichen Erkrankungen oder Problemen am selben Tag
Ärzte schätzen es im Allgemeinen, ähnliche Patienten nacheinander zu behandeln, da dies ihre Arbeit konsistenter macht und sie in eine fokussiertere medizinische Denkweise versetzt. Eine solche Organisation Ihres Terminplans wird sowohl die Ärzte in Ihrer Praxis glücklicher machen als auch Ihren Patienten eine effektivere Behandlung ermöglichen.
Wenn beispielsweise mehrere Patienten während einer bestimmten Woche Termine für Hauterkrankungen vereinbaren, versuchen Sie, sie so einzurichten, dass ihre Termine alle auf denselben Wochentag fallen
Schritt 2. Verwenden Sie ein Triage-Diagramm, um Termine basierend auf der Ernsthaftigkeit zu priorisieren
Die Tabelle sollte Kriterien wie gemeldete Symptome, Dringlichkeit des Termins und Dauer des Termins enthalten. Wenn Sie dem Zeitplan einen neuen Termin hinzufügen, sehen Sie in dieser Tabelle nach, ob Sie den Termin am selben Tag, in den nächsten Tagen oder in den nächsten Wochen buchen möchten.
- Wenn eine Person beispielsweise anruft, um einen Termin zu vereinbaren und Symptome wie starke Schmerzen und Kurzatmigkeit meldet, fügen Sie sie so schnell wie möglich in den Zeitplan ein, da ihr Zustand sehr ernst sein könnte.
- Wenn im Terminplan kein Platz ist, um sofort jemanden mit einer dringenden Erkrankung aufzusuchen und Sie den Termin eines anderen Patienten verschieben müssen, können Sie auch anhand der Tabelle bestimmen, welche Termine verschoben werden können.
Schritt 3. Vermeiden Sie Doppelbuchungen neuer Patienten und Patienten mit komplexen Problemen
Diese Termine erfordern mehr Zeit und Aufmerksamkeit als wiederkehrende Patienten. Planen Sie stattdessen „Work-in“-Patienten, die wenig Aufmerksamkeit benötigen, zusammen mit neuen Patienten, damit das Pflegepersonal die Erstuntersuchung eines neuen Patienten durchführen kann, während der Arzt mit dem Work-in-Patienten arbeitet.
- Obwohl eine Doppelbuchung auf diese Weise Ihnen helfen kann, mehr Patienten an einem Tag zu sehen, kann es bei unerwarteten Umständen zu Problemen kommen. Halten Sie Doppelbuchungen auf ein Minimum, um Probleme auf der ganzen Linie zu vermeiden.
- Die Einplanung von „Work-in“-Patienten ist auch ein gutes Mittel, um Patienten nach ihren Bedürfnissen zu sortieren und mehr Terminraum für diejenigen mit ernsthafteren Problemen zu lassen.
Schritt 4. Planen Sie Ihren Zeitplan um saisonale Schwankungen des Patientenbedarfs
Basierend auf der Demografie Ihrer Kundschaft werden Sie wahrscheinlich regelmäßig viele Termine zur gleichen Jahreszeit buchen. Nutzen Sie die Erfahrungen der Vergangenheit, um diese saisonalen Schwankungen vorherzusagen und lassen Sie im Zeitplan ausreichend Platz, um den Bedürfnissen Ihrer Patienten gerecht zu werden.
- Beispielsweise können Sie zu Beginn eines neuen Schuljahres eine große Anzahl von Personen sehen, die Kontrolluntersuchungen für ihre Kinder planen, sodass Sie versuchen müssen, jeden Tag vor und nach der Schule Platz für diese Termine zu lassen.
- Zu den verkehrsreichsten Zeiten für Arztpraxen zählen im Allgemeinen der Beginn eines neuen Schuljahres (d. h. August), die Allergiesaison (d. h. April-Juni) und die Grippesaison (d. h. Oktober-Februar).
Methode 3 von 3: Aufrechterhaltung eines effizienten Terminplans
Schritt 1. Erstellen Sie eine wöchentliche Zeitleiste, um Ihren Zeitplan zu organisieren
Ihr Zeitplan sollte Informationen enthalten, z. B. wie viele Patienten Ihre Praxis pro Woche einplanen muss, wie viele Stunden die Mitarbeiter arbeiten können und wie viele Tage ein Patient warten kann, bevor er einen Arzt aufsucht. Wenn Sie diese Informationen in Ihrem Zeitplan haben, können Sie die Bedürfnisse der Patienten mit denen Ihrer Büroangestellten in Einklang bringen.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie bereits genügend Patienten eingeplant haben, um den Bedarf Ihrer Praxis für eine Woche zu decken, können Sie Patienten, die keine dringenden Erkrankungen haben, in der nächsten Woche priorisieren
Schritt 2. Verwenden Sie eine modifizierte Wellenplanung, um eine Ansammlung von Patienten zu vermeiden
In diesem Planungsmodell werden Patiententermine zu Beginn der Stunde geclustert und das Ende der Stunde bleibt offen. Bei einem solchen Zeitplan dient der offene Raum am Ende der Stunde als Puffer, wenn Termine länger als erwartet dauern oder andere unvorhergesehene Umstände eintreten.
- Das modifizierte Wave-Scheduling-Modell wird die Wartezeiten der Patienten drastisch verkürzen und damit zu einer höheren Gesamtzufriedenheit der Patienten führen.
- Wenn Sie am Ende der Stunde freie Zeit haben, können Sie diese Zeit nutzen, um andere Aufgaben im Büro nachzuholen, wie zum Beispiel Papierkram ablegen, telefonieren oder sogar Mitarbeiterbesprechungen durchführen.
Schritt 3. Verwenden Sie eine Warteliste, um zu vermeiden, dass nach einer Stornierung Platz im Zeitplan verloren geht
Durch eine Warteliste können Sie Patienten in letzter Minute in den Terminplan aufnehmen, wenn ein zuvor vereinbarter Termin abgesagt wird. Dies minimiert den Zeit- und Umsatzverlust Ihrer Praxis, wenn ein Patient Sie storniert.
Erstellen Sie Ihre Warteliste in einem digitalen Format und richten Sie sie so ein, dass Sie sofort eine SMS oder E-Mail an die Patienten auf der Liste senden können, wenn ein Zeitplan frei wird. Das ist viel effizienter, als Patienten auf der Liste telefonisch kontaktieren zu müssen
Schritt 4. Legen Sie die Ankunftszeiten 20 Minuten vor den vereinbarten Zeiten fest
So haben die Mitarbeiter an der Check-in-Station genügend Zeit, um vor dem geplanten Arzttermin alle notwendigen Informationen von einem Patienten einzuholen. Eine solche Organisation von Terminen verhindert Verzögerungen, die einen ganzen Tag durcheinander bringen können.
